PENGERTIAN MANAJEMEN

Arti dan Fungsi manajemen

Definisi manajemen yang dikemukakan beberapa ahli berbeda, tapi pada pokoknya semua memiliki pengertian sama. Hanya berbeda segi tinjauan nya saja.

Pengertian manajemen menurut Prof Oei Liang Lee:

            Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, koordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

5 fungsi tentang definisi diatas:

* perencanaan

* Pengorganisasian

* Pengarahan

* Pengkordinasian

* Pengawasan.

Semua kegiatan yang dilakukan tentu memiliki tujuan, dan akan tercapai apabila ada perencanaan:

• Apa
• Bagaimana
• Mengapa
• Kapan akan dilaksanakan

Jenjang Manajemen

Setiap perusahaan besar memiliki paling sedikit 3 jenjang manajemen:

(1) Manajemen puncak/eksekutif

(2) Manajemen madya/administratif

(3) Manajemen supervisori

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Gerakan Manajemen Ilmiah

Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan dianggap biasa saja apabila tidak dianggap suatu seni.. Tapi sekitar 1885,Frederick W, Taylor(1856-1915)orang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Sejak kemunculan bukunya ”The Principles of Scientific Management” tahun 1911, taylor dikenal sebagai bapak gerakan manajemen ilmiah. Prinsip-prinsip tersebut:

Prinsip1: Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan suatu cara terbaik menyelesaikannya.

Prinsip2: Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

Prinsip3: Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik yakni menggaji sesuai dengan hasil kerjanya.

Prinsip4: Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

• Sekolah klasik (Classical school)
• Sekolah perilaku (Behavioral school)
• Sekolah Ilmu Manajemen (Manajement Science School)

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi yang terdapat dalam manajemen. Adapun sifat-sifat dari fungsi perencanaan: sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

Bentuk-bentuk perencanaan

1. Tujuan (Objective) : Suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan
2. Kebijakan (Policy) : Suatu pernyataan untuk menyalurkan pikiran
3. Strategi                        : Tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat
4. Prosedur                      : Rangkaian tindakan yang akan dilakukan kedepannya
5. Aturan (Rule)              : Tindakan yang spesifik yg merupakan bagian dr prosedur

f.       Program                      : Campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas

Kegunaan Perencanaan

• Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
• Mengarahkan perhatian pada tujuan
• Memperingan biaya
• Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

Langkah-langkah penyusunan perencanaan

• Menetapkan tujuan
• Menyusun Anggapan-anggapan
• Menentukan berbagai alternatif tindakan
• Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih
• Mengambil keputusan
• Menyusun rencana pendukung

Perencanaan merupakan proses Pendekatan yang Rasional

”Proses pendekatan yang rasional dari suatu Perencanaan , dengan menghubungkan antara Waktu dan Kemajuan yang dapat dicapai tanpa Mengabaikan berbagai Anggapan Kritis”

Jangka Waktu Perencanaan

Penggolongan jangka waktu perencanaan digolongkan menjadi tiga golongan, yakni:

1. Perencanaan jangka panjang
2. Perencanaan jangka menengah
3. Perencanaan jangka pendek

Perencanaan pembangunan 25tahun di indonesia merupakan contoh dari perencanaan jangka panjang yang dikenal dengan nama Era Pembangunan. Pembangunan perencanaan jangka menengah dikenal dengan nama Pembangunan Lima Tahun (PELITA). Dan PELITA masih bisa dipecah-pecah menjadi perencanaan jangka pendek.

Faktor-Faktor yang Membatasi Perencanaan

Perencanaan mempunyaai sifat keutamaan yang bersifat luas; ini berarti perencanaan itu baik. Tapi adapun kelemahan-kelemahan yang disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi. Faktor-faktor tersebut:

1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
2. Perubahan yang sangat cepat
3. Kekakuan internal, terbagi 3: (1)kekakuan psikhologis (2)kekakuan karna adanya prosedur dan kebijakan (3)kekakuan sumber daya dan dana.
4. Kekakuan eksternal
5. Waktu dan biaya

Pengambilan Keputusan

Syarat Pengambilan Keputusan

Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat:

• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan manakah yang dapat dicapai beserta kekurangannya
• Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan
• Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat unuk memilih alternatif terbaik

Alat Pengambilan Keputusan

Untuk pengambilan keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti: (1) Operation research (2) Teori Probabilitas (3) Linier Programming.

Selain ketiga alat diatas, masih terdapat berbagai beberapa teknik yang dipakai antara lain: Analisa resiko dan Pohon keputusan

PENGORGANISASIAN

Pengertian

Setiap organisasi mempunyai tiga komponn pokok, yaitu: Personalia, Fungsi dan faktor-faktor fisik.Ditinjau dari segi proses, pengorganisasian merupakan proses untuk menyusun komponen-komponen diatas sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan.

Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk:

(Hubungan informal dan Hubungan formal)

Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar:

(1)tanggung jawab

(2)wewenang

(3)Pertanggung jawaban.

Pola Hubungan antar Komponen Organisasi

Semua tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan. Dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian. Jadi penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan.

Rentangan Kekuasaan

Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keteratasan pada kemampuan seseorang.keefektifan dan efisiensi seorang pimpinan dalam mengatur bawahan dapat dipengaruhi oleh jumlah bawahan itu sendiri.

Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor:

1. Latihan dari bawah
2. Pendelegasian wewenang
3. Perencanaan
4. Teknik komunikasi

Dasar-dasar Penggolongan Bagian di Dalam Organisasi

Pengelompokan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini:

1. Didasarkan pada suatu angka
2. Didasarkan pada waktu
3. Didasarkan pada fungsi perusahaan
4. Didasarkan pada luas daerah operasi
5. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
6. Didasarkan pada jenis langganan

Karakteristik Struktur Organisasi

Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai ciri-ciri yang berbeda. Namun, bentuk organisasi yang baik harus memiliki 2 karakteristik dasar: (1) Keseimbangan dalam organisasi (2) Fleksibel.

PENGARAHAN

Prinsip-Prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan Aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.

Oleh karena itu pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip:

1. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
2. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
3. Prinsip Kesatuan Komando

Cara-cara Pengarahan

Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:

1. Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa:

·         Tugas itu sendiri

·         Tugas lain yang ada hubungannya

·         Ruang lingkup tugas

·         Tujuan dari tugas

·         Delegasi wewenang

·         Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

·         Hubungan antara masing-masing tenaga kerja

2. Perintah

Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan:

·         Perintah umum dan khusus

·         Perintah lisan dan tertulis

·         Perintah formal dan informal

3. Delegasi wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum dibandingkan dengan pemberian pemerintah.

Komunikasi

Ada beberapa pendapat tentang komunikasi antara lain dikemukakan oleh American Training Director, Newman, dan Kontz.

Dari definisi-definisi tentang komunikasi dapat diambil kesimpulan:

1. Didalam komunikasi terdapat hubungan orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.
2. Hubungan yang timbul didalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.
3. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.
4. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode, atau simbol.

Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

• Motivasi positif: proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.
• Motivasi negatif: proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan suatu secara terpaksa.

PENGKOORDINASIAN

Prinsip-prinsip koordinasi

Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut:

1. Prinsip kontak langsung
2. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
3. Hubungan timbal balik diantara faktorfaktor yang ada

Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi tercapai.

Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manager dapat menempuh 2 cara:

• Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasiltitas bagi terlaksananya koordinasi.
• Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

Pengertian

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dapat dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standart atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.

Perbaikan-perbaikan yang dapat dilakukan hanya bersifat sederhana, baik perubahan kecil maupun menyangkut perubahan-peruahan besar, seperti:

1. penyusunan kembali Rencana Baru
2. menetapkan sasaran target baru
3. perubahan struktur organisasi
4. perbaikan cara-cara penerimaan pegawai.
5. Dan sebagainya

Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap bagi manajer memperkirakan gejala penyimpangan yg dapat terjadi, hingga bisa dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan preventif.

Langkah-langkah Pengawasan

Langkah-langkah yang perlu dilaksanakan untuk mengadakan pengawasan adalah:

• Menciptakan Standart

Standart merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Standart terbagi menjadi dua: standart kuantitatif dan standart kualitatif.

Standart kuantitatif merupakan standart yang dinyatakan didalam satuansatuan tertentu, misal(jam kerja mesin, jam kerja tenaga langsung, dll)

Standart kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh, dan lainnya.

• Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standart
• Melakukan tindakan koreksi

Langkah ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan.

Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah:

1. Menghayati masalah-masalah yang dihadapi
2. Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan
3. Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut
4. Menentukan cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat

Syarat-syarat pengawasan yang baik

Untuk menjalankan pengawasan yang baik diperlukan beberapa syarat, yakni:

1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
4. Pengawasan harus objektif, teliti dan sesuai dengan standart yang digunakan
5. Pengawasan harus luwes/fleksibel
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
7. Pengawasan harus ekonomis
8. Pengawasan harus mudah dimengerti
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi